如何起草催款函

發(fā)表于:2012-12-27閱讀量:(6082)

催款函是一種催交款項的文書,是交款單位或個人在超過規(guī)定期限,未按時交付款項時使用的通知書。催款方在制作中應(yīng)注意以下事項:

一、催款函應(yīng)包括以下內(nèi)容:

1、欠款方名稱

2、欠款事項

3、欠款時間

4、欠款原因

5、欠款金額

6、發(fā)票編號

7、催款方的銀行賬號

8、最后付款期限

二、催款函催款方的信息要明確方便欠款方還款,包括以下:

1、催款方的聯(lián)系人

2、聯(lián)系電話3、聯(lián)系地址

三、催款函催款的語氣,根據(jù)催款性質(zhì)不同,注意如下:

1、通知催款函欠款方并告知付款時間將要到或已經(jīng)到,讓對方企業(yè)準(zhǔn)時付款。此時是通知性質(zhì),催促語氣不宜強(qiáng)烈。

2、催款函欠款方未按時付款或已長時間拖延付款,收款方不僅是通知,更有嚴(yán)重警告的意思,催促語氣比前者強(qiáng)烈,催款的內(nèi)容、時間更為明確。

出于保持催款單位與欠款方的友好合作關(guān)系,催款函可以分階段發(fā)出,如第一階段予以提醒,第二階段直接催款,第三階段“最后通牒”。

四、催款函尾部寫明催款方的處理意見

在催款函尾部可以增加欠款方經(jīng)催款函提醒仍不付款,催款方可根據(jù)相關(guān)規(guī)定(如合同約定、銀行規(guī)定)加收罰金,或是通過法律途徑解決付款事宜。

綜上,發(fā)送催款函的目的是向欠款方催收款項,在書寫過程中,催收方必須對催款函上的各項內(nèi)容給予明確,尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最后付款期限等,方便欠款方還款,從而最大限度的保障催款方的合法利益。

 

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